15.05.2017   Alle Dokumente einheitlich an einem Platz verwalten, das schafft Office-n-PDF.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Windows erfasst Textdateien, E-Mails und Scans, um sie im Originalformat zu archivieren und im einheitlichen PDF-Format zu verwalten. Die neue Version 4 unterstützt bei der E-Mail-Archivierung nun noch mehr Programme, bringt die OCR-Texterkennung bei gescannten Dokumenten auf ein neues Niveau und führt ein Wiedervorlagesystem ein. Dokumente lassen sich in Office-n-PDF auf drei Weisen zusammenführen. Man kann bestehende Dateien importieren, vorhandene E-Mails archivieren oder in Papierform vorliegende Briefe, Verträge und amtliche Schreiben scannen und automatisch in eine maschinenlesbare Form übernehmen. In Office-n-PDF werden alle Dokumente als PDF verwaltet und in einer hierarchisch gegliederten Baumstruktur abgelegt. Zusätzlich zur sichtbaren Baumstruktur bietet das Programm auch eine Indexierung aller Texte und darauf basierend eine Volltextsuche an. Office-n-PDF bietet revisionssicheres Archivieren im PDF/A-Format mit optionaler, digitaler Unterschrift, eine sichere Speicherung der Dokumente mit symmetrischen 128-Bit-Schlüsseln gemäß dem Advanced Encryption Standard (AES) und die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten. Dabei hält sich die Software an die Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Dokumentenarchivierung (GoBD).

 

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https://www.jbsoftware.de/