02.01.2018 Die technische Planung und Produktion von Veranstaltungen sowie die Vermietung von Licht-, Ton- und Videotechnik sind das Metier von Holger Appenzeller (www.asvt.de). Mit Versicherungsdokumenten, Projekt- und Bestuhlungsplänen sowie Packlisten kommen nebst Angeboten und Rechnungen Dokumente zusammen, die Appenzeller in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet und archiviert. Seine Wahl fiel dafür auf Office Manager Pro. Neben den gängigen Funktionen eines DMS überzeugte Appenzeller vor allem die Archivierung von Buchungsbelegen gemäß GoBD. Laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs sind Unternehmen in der Pflicht, aufbewahrungspflichtige Dokumente revisionssicher zu archivieren. Etwaige nachträgliche Änderungen an Dokumenten müssen dabei genauso nachvollziehbar sein, wie die Unveränderbarkeit eines Dokuments bestätigt werden muss. Mit Office Manager erfüllt Appenzeller Veranstaltungstechnik diese hohe Anforderung an den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten. "Es passiert schon einmal, dass eine Rechnung nachträglich korrigiert werden muss. Mit Office Manager ist das problemlos möglich, denn der ursprünglich erfasste Beleg bleibt als Version im Archiv behalten", erzählt Holger Appenzeller. Im Falle einer GoBD-Prüfung durch das Finanzamt wird auf den Vorgang hingewiesen. Der Prüfer kann dann mit einem Mausklick den Status eines Dokuments abfragen, ohne erst das Protokoll analysieren zu müssen. Damit es mit der Archivierung klappt, werden alle Belege, E-Mails inklusive ihrer Anhänge, Rechnungen und viele andere Dokumente und Daten in Office Manager digital erfasst, verschlagwortet und revisionssicher archiviert. "Dank Schnittstelle zur eingesetzten Vermietungssoftware gestaltet sich auch die Übernahme der Artikelstammdaten inklusive dazugehöriger Bilder und technischen Dokumentationen einfach. Index-Funktionen stellen dabei sicher, dass jedes Dokument richtig eingeordnet und kategorisiert wird", ergänzt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager.

 

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