02.01.2018 Die Lösungen von Swiss Post Solutions (SPS) für die digitalisierte Dokumentenverarbeitung ermöglichen Unternehmen eine einfache Einhaltung aller erforderlichen Sicherheits- und Datenschutzstandards nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese gilt ab Mai 2018. In einem neuen Whitepaper erklärt SPS als eine führende Anbieterin von Lösungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen und innovativen Dienstleistungen im Dokumentenmanagement die Hintergründe. Von der DSGVO der Europäischen Union (EU) direkt betroffen sind alle Organisationen, die Daten von Personen mit Wohnsitz in der EU verwalten, sowie Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben und Daten von Personen in der EU verarbeiten. Mit ihrem Serviceangebot im Mailroom, das auf eine Erhöhung der Prozess- und Kosteneffizienz ausgelegt ist, unterstützt SPS Unternehmen im Umgang mit eingehenden Dokumenten, bei der Dokumentenverarbeitung und der Archivierung. Personenbezogene Daten erreichen das Unternehmen auf Papier und in strukturierter oder unstrukturierter Form. Physisch archivierte Dokumente müssen nur zu Beginn und am Ende ihres Lebenszyklus in die Hand genommen werden, während die Dokumentenverarbeitung in den On- und Offsite-Verarbeitungszentren von SPS erfolgt. Relevante Daten werden extrahiert und die Dokumente ordnungsgemäß klassifiziert, indexiert und direkt verarbeitet. Die Einhaltung der DSGVO ist bereits fester Bestandteil der von SPS angebotenen Services im Bereich Digitaler Mailroom und Dokumentenverarbeitung, da alle Dokumente eingescannt und als lesbare PDF-Dateien archiviert werden. Die Dateien sind jederzeit schnell abrufbar und können geändert oder gelöscht werden. Damit werden bereits von Beginn an die Anforderungen der Verordnung, wie beispielsweise das Recht auf Datenlöschung, erfüllt. Folglich können durch die Digitalisierung von bestehenden physischen Archiven Datenbestände bereinigt werden, während die manuellen Arbeiten wie das Heraussuchen, Aufbewahren und Nachverfolgen von physischen Dokumenten entfallen.

 

Weitere Informationen:
www.swisspostsolutions.com