08.01.2018 Eine Umfrage der Wirtschaftskammer Österreich ergab, dass fast 40 Prozent der Unternehmen den Erhalt elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) bevorzugen.

Die häufigste Form ist dabei der Versand im Dateiformat pdf. 94,7 Prozent dieser Rechnungen werden so verschickt. Zwei Drittel der Unternehmen drucken diese pdf-Rechnungen zur weiteren Verarbeitung und Archivierung noch aus. Diese Erhebung zeigt, dass die Vorteile der elektronisch strukturieren Rechnung noch nicht in der Praxis angekommen sind. Gemeint sind E-Rechnungen gemäß dem Standard ebInterface 4.2. Solche xml-Rechnungen können automatisch verarbeitet und elektronisch archiviert werden. Dieses Format wird bei der Rechnungslegung an den Bund, oder an Großbetriebe wie die Österreichischen Bundesbahnen bereits verlangt. Als eine Art Zwischenlösung zur komplett automatischen Verarbeitung von E-Rechnungen können OCR-Tools (Optical Character Recognition) gesehen werden. Das sind spezielle Erkennungsprogramme, die auf pdf-Rechnungen die wesentlichen Rechnungsmerkmale automatisch erkennen können. In Folge werden Listen mit den Rechnungsmerkmalen erstellt, die für die rasche Verbuchung oder auch elektronische Banküberweisung verwendet werden. Neu ist auch der Einsatz von QR-Codes, in denen alle Informationen der Rechnung enthalten sind und die die Effektivität der OCR-Programme erheblich erhöhen, denn es sind kaum mehr manuelle Nachbearbeitungen notwendig. Bei den Ausgangsrechnungen versendet nur ein Viertel der Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form, obwohl auch hier große Einsparungspotenziale bei Porto und Materialkosten, Zeitersparnis beim Versand vorhanden wären. Höherer Komfort, weniger Bearbeitungskosten und daraus resultierend eine höhere Liquidität durch schnellere Bezahlung sprechen für die Einführung des elektronischen Rechnungsversands.

 

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