26.02.2018 Bleiben Belege unauffindbar oder wurden gar Aufbewahrungspflichten verletzt, sind Probleme bei Prüfungen vorprogrammiert.

Damit Unternehmen nicht in diese Situation kommen, ist die Kopplung der Buchhaltungs- mit einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) empfehlenswert. "Ein solch integriertes System erleichtert die Bereitstellung aller steuerrelevanten Belege und Daten um ein Vielfaches. Denn Unternehmen können ihre digitalen Belege ganz einfach nach den Vorgaben der GoBD im DMS archivieren - und das bedeutet: revisionssicher, vollständig und nachvollziehbar", so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler. Office Manager DMS ist mit einer solchen Buchhaltungsschnittstelle ausgestattet, die eine Daten-Synchronisation mit den gängigen Buchhaltungslösungen Lexware und DATEV ermöglicht. Damit bietet die Software bei der Archivierung von Buchungsbelegen umfassende Importfunktionen für originär elektronische oder digitalisierte Belege sowie E-Mails. "Elektronische Ausgangsrechnungen werden beim Versand automatisch mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index, beispielsweise einer Belegnummer, versehen und im Archiv gespeichert. Die gleiche Indexierung und Archivierung erfolgt auch bei Eingangsrechnungen, egal ob sie von vornherein digital vorliegen oder es sich um eingescannte Papierrechnungen handelt. Damit werden die Dokumente später jederzeit auf Knopfdruck wiedergefunden", so Krekeler. Office Manager protokolliert außerdem sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen, wobei der ursprünglich erfasste Beleg im Original beibehalten wird.

 

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