20.08.2018 Unzugängliche und veraltete Informationen: Eine riesige Herausforderung, mit der mehr als jedes zweite Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit (Collaboration) kämpft.

Das ist ein zentrales Ergebnis der Marktforschungsreihe ECM Insights 2018 der SER-Gruppe. Die SER-Gruppe befragte dazu 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter im Rahmen ihrer Marktforschungsreihe ECM Insights 2018. Besonders die fehlende gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Projektmitglieder sehen 32 % als die größte Herausforderung an. Jeder vierte Befragte (25 %) beklagt zudem die fehlende Aktualität von Projektdokumenten - 20 % von ihnen finden diese erst gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen. Die Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen auf Tools setzen, die für die digitale Zusammenarbeit nur rudimentär oder schlichtweg gar nicht geeignet sind. So gaben über die Hälfte der Befragten (51 %) die E-Mail als erste Wahl für den Informationsaustausch in verteilten Teams an. Rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Das führt nicht selten zu einem Dokumenten-Versions-Chaos, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen. 17 % der befragten Studienteilnehmer nutzen aus dem privaten Umfeld bekannte Cloud-Lösungen zum Informationsaustauch mit externen Kunden und Partnern. Oft tun sie das ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung. So kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen und in die falsche Hände geraten: ein Compliance-Leck, das Unternehmen mit dem Einsatz eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) von vorneherein ausschließen. Um sicher in globalen Teams mit stets aktuellen Informationen zusammenzuarbeiten, ist eine zertifizierte und mehrsprachig ausgelegte ECM-Plattform wie Doxis4 unumgänglich. Mit ihr können Unternehmen zahlreiche Business-Lösungen z.B. für die digitale Zusammenarbeit umsetzen. Dazu zählen etwa virtuelle Projekträume, wie Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe, ausführt: "Digitale Zusammenarbeit lebt von einer gemeinsamen Informationsbasis in einer sicheren Arbeitsumgebung. Virtuelle Projekträume geben dem ein Gesicht. Hier können weltweit verteilte Teams Informationen gemeinsam organisieren, bearbeiten und austauschen - stets aktuell und jederzeit verfügbar."

Weitere Informationen:
http://www.ser.de