10.12.2018 Die papierlose Kommunikation bringt viele Vorzüge mit sich, das gilt gerade auch für die Tagespost.

Die Vorteile der Digitalisierung reichen von gesteigerter Effizienz durch schnellere, weil medienbruchfreie Prozesse und höhere Produktivität der Mitarbeiter bis hin zu Sparpotenzialen etwa bei Ablagen und Wiederauffinden der Dokumente. In diesem Zusammenhang bietet die Gehring Group, Oberhausen, Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größenordnungen ihre modularen Dienstleistungen rund um das Themenfeld der Digitalen Poststelle an. "Die Digitale Poststelle macht den Unterschied zwischen bloßem Scannen und dem Indexieren und stimmigen Verteilen aller eingehenden Dokumente in effiziente Workflows" betont Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group. "Mit unseren Services ermöglichen wir unseren Kunden, dass alle relevanten Informationen aus der Eingangspost schnell bei der richtigen Person ankommen, um dort bearbeitet zu werden." Zu den wesentlichen Aufgabengebieten der Gehring Group als externe Digitale Poststelle gehört das Scannen der bereitgestellten Unterlagen mit dem selbstentwickelten Scan-Client ArchiCapture. Dies schließt eine OCR (Optical Character Recognition)-Volltexterkennung und automatisierte Indexierung ein; lediglich etwaige Klärfälle erfordern nachträglich eine händische Verschlagwortung. Es folgt das Übertragen der indexierten Post ins Enterprise-Content-Management (ECM)-System und damit einhergehend in die Workflows der Postbearbeitung; grundsätzlich ist aber auch eine Übergabe an jedes führende Kundensystem möglich wie etwa SAP oder DATEV. Anschließen kann sich je nach Archivierungswürdigkeit der Originale eine Langzeitaufbewahrung im Hochsicherheitsarchiv der Gehring Group oder ihre fachgerechte Vernichtung und Entsorgung. Sämtliche Verarbeitungsschritte vollziehen sich unter strikter Beachtung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der nationalen Datenschutzgesetze.

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