th2 20190129 met 3 bild04.02.2019 Auf welche Archivalien aus dem Vorjahr muss man nach ihrer Einlagerung voraussichtlich noch öfter inhaltlich zugreifen?

Bei der Beantwortung von Fragen wie diesen unterstützt die Gehring Group. Unabhängig von der kostenlosen und unverbindlichen Erstberatung bietet das Unternehmen ein modulares Rundumpaket zur physischen Archivierung an. Dieses reicht von der Indexierung der zu archivierenden Akten und Einlagerung im Hochsicherheitslager bis hin zu Verwaltung, dem Zugriff im Bedarfsfall und der fachgerechten Entsorgung bei Erreichen des Aufbewahrungsendes. Die Gehring Group unterstützt zudem mit einem eigenen Scan-Center bei der Digitalisierung von Dokumenten aller Art; in diesen Angebotsbereich gehören Dienstleistungen wie Aufbau und Pflege digitaler und hybrider Archive ebenso wie eine ausgelagerte digitale Poststelle. Hinzu kommen die selbstentwickelten Software-Produkte: der Profi-Scan-Client ArchiCapture und das Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore zur Führung von physischen Inhouse-Archiven. Um Dokumente sicher, günstig und schnell zugänglich aufbewahren zu können, sind Konzepte sowie Raum und Personal notwendig. Oftmals mangelt es bereits an geeigneten Räumen für eine entsprechende Akteneinlagerung; ähnliches gilt für verfügbare Mitarbeiter und gut funktionierende Ablagesysteme, die den schnellen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente gewährleisten. Das externe Aktenarchiv der Gehring Group kann sich für Unternehmen aller Größenordnungen lohnen. Benötigen die Kunden ihre Dokumente, so fordern sie sie über das Online-Portal der Gehring Group oder wahlweise per E-Mail oder per Fax an. Nach der Kontrolle der Zugriffsberechtigung und der Freigabe entnehmen die Mitarbeiter das Dokument und senden es im Original oder als Kopie per Kurier, Fax, Post oder digital als Scan-on-Demand, darüber hinaus ist auch eine Einsicht vor Ort möglich. Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group: "Sicherheit muss nicht teuer sein, in diesem Fall erhöht sie sogar die Wirtschaftlichkeit. So sind beim Outsourcen der Aktenarchive Kostenersparnisse bezüglich der räumlichen und personellen Ressourcen von bis zu 70 Prozent durchaus realistische Erfahrungswerte."

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