25.02.2019 Die TÜV Rheinland Plus GmbH als Zulassungsdienst des TÜV Rheinland profitiert ab sofort von einem deutlich reduzierten Aufwand beim Controlling von Aufträgen, deren Abarbeitung und dem Zahlungsfluss.

Denn docXtrans, die Lösung für erweitertes Dokumentenmanagement von GEDAK IT Solutions, hilft den Mitarbeitern, die anfallende Datenflut schnell und zuverlässig zu bewältigen. Bisher musste das Personal viel Zeit verwenden, um abzugleichen, ob die tatsächlich angefallenen Gebühren für Zulassungserledigungen mit den angelegten Aufträgen und den erfolgten Zahlungen übereinstimmen. Denn die circa 250 Beschäftigten an 15 Standorten bearbeiten nicht nur mehr als 400.000 Vorgänge rund um die Zulassung, Ab- oder Ummeldung von Fahrzeugen im Jahr, sondern kontrollieren zudem sehr heterogene Belege. Diese unterscheiden sich zum Beispiel in ihrem Format und ihrer Struktur, sodass eine standardisierte Dokumentenmanagementlösung diese in der Form nicht verarbeiten kann. Deshalb erfolgten Bearbeitung und Prüfung der Belege bisher manuell. "Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst online nach einer individualisierten Dokumentenmanagementlösung gesucht. Unsere Primärziele waren das Scannen, Archivieren und Auslesen von Quittungsbelegen mit dem Ziel, die manuellen Tätigkeiten zu reduzieren, die physische Ablage abzulösen und Prüfungen, Recherchen sowie Datenanreicherungen mit bestehenden Systemen zu ermöglichen", erklärt Florian Cichon, Geschäftsführer der TÜV Rheinland Plus GmbH. Dabei stieß das Unternehmen auf GEDAK. Norbert Haab, Vertriebsleiter der GEDAK: "Wir haben docXtrans nicht nur für eine automatische Archivierung, sondern auch gezielt für eine intelligente formelle und inhaltliche Kontrolle von Dokumenten sowie eine effiziente Steuerung von Folgeprozessen entwickelt. Gleichzeitig ist die Software an individuelle Anforderungen anpassbar." Dies machte sie zum idealen Kandidaten.
Innerhalb eines knappen halben Jahres wurde docXtrans implementiert. Die im Rahmen der Zulassungsgeschäfte entstehenden Belege werden bei TÜV Rheinland Plus gescannt und über den docXtrans Archiver, welcher als Druckertreiber nahezu in jedes Betriebssystem implementiert werden kann, in eine bei GEDAK gehostete Private Cloud übertragen. docXtrans erkennt charakteristische Merkmale wie die Quittungsbeträge und Kfz-Kennzeichen auf den Belegen und gleicht die Daten mit den dazugehörigen Pendants aus der Auftragsverarbeitungssoftware ab. Dabei stellt sie fest, wenn Informationen nicht übereinstimmen. Die Mitarbeiter in den Zweigstellen erhalten in einem Dashboard sowohl die gescannten Belege als auch Abweichungen in den Daten angezeigt. Sie können diese analysieren, manuell korrigieren oder über die anschließenden Schritte entscheiden.

Weitere Informationen:
www.gedak.de