04.03.2019 Der Umstieg auf das papierlose Büro bringt zahlreiche Vorteile.

Beschäftigte verlieren keine Arbeitszeit mehr bei der Suche nach einem bestimmten Dokument, wenn sie Aktenordner, E-Mail- und Fileserver durchsuchen. Für die Aufbewahrung der Papierakten wird Lagerplatz benötigt - nicht zu knapp, denn steuerrelevante Unterlagen müssen immerhin bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Der Entwickler von Office Manager DMS Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, meint: "Es ist mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystem nicht schwer, auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen. So hilft beispielsweise unser Office Manager DMS dabei, analoge Papierdokumente ohne Aufwand zu scannen, gemeinsam mit originären digitalen Dateien und Dokumenten an einer zentraler Stelle zu archivieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung zu stellen." Ein DMS speichert alle digitalisierten Dokumente zentral vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivierungssystem. Eine automatische Indexierung stellt sicher, dass Anwender eine bestimmte Datei binnen Sekunden wiederfinden. Der einfache E-Mail-Import über Drag-and-Drop-Bedienung sowie Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Systemen stellt dabei sicher, dass auch Daten von einem System in das andere automatisiert übernommen werden. Es gibt preiswerte und gute Dokumentenscanner wie den Fujitsu ScanSnap, der stapelweise Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig scannt. Die ursprünglichen Papierdokumente dürfen in der Regel vernichtet werden. "Office Manager errechnet übrigens aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments automatisch den Zeitpunkt, ab dem dieses gelöscht werden darf", ergänzt Harald Krekeler. Wer dann noch in der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Co. komplett auf die digitale Version umsteigt, spart sich nicht nur das Scannen, sondern kann Rechnungen auch automatisiert erstellen, überprüfen und versenden. Damit ist gleichzeitig der Grundstein für digitale Workflows im Unternehmen gelegt: Ein Dokument kann in Office Manager anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und mit einem Kommentar versehen.

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