Der Bundesrat hat am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Damit ist es offiziell: Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen sind vom 1. Januar 2025 an grundsätzlich in Form einer E-Rechnung zu stellen. Damit greift auch im Business-to-Business-Umfeld (B2B), was für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, schon länger gilt.
Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vorsieht, empfiehlt es sich, die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen zügig anzugehen, da der Empfang von E-Rechnungen ab dem ersten Tag verpflichtend ist. Zudem stellen sich Unternehmen damit nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt.
Die E-Rechnungspflicht gilt als Gamechanger der digitalen Transformation in Deutschland. Sie lässt die Papierrechnung zumindest im B2B-Bereich zum aussterbenden Modell werden. Der gesamte, dann datenbasierte Rechnungsprozess samt Archivierung wird deutlich schlanker und transparenter. Wenn Rechnungen digital vorliegen, können Eingangsrechnungen grundsätzlich schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Freigabeworkflows auch mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen lassen sich deutlich effizienter und vor allem auch ortsunabhängig realisieren.
Zudem macht die E-Rechnung automatisierte Abläufe möglich. Statt aufwendiger manueller Eingaben können die elektronischen und strukturieren Daten aus den Rechnungen dann automatisiert in die Buchführungssoftware fließen und mit einem immer höher werdenden Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei direkt verarbeitet werden. Zudem werden Prozesskosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich einiges rationalisieren.
Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Unternehmen Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 verarbeiten können. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) bestätigt. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV.
Bei den Herausforderungen rund um die E-Rechnungspflicht unterstützt DATEV umfassend mit Informationen, Weiterbildungsangeboten und der passenden Software. Als erste Anlaufstelle, um sich mit den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen vertraut zu machen, bietet der IT-Dienstleister die Unterstützungsseite https://go.datev.de/e-rechnung, die sukzessive ergänzt und erweitert wird. Des Weiteren stellt DATEV voraussichtlich ab Mai 2024 eine erste Stufe einer E-Rechnungsplattform mit einer einfachen E-Rechnungsschreibung zur Verfügung. Die Pilotphase dafür wurde bereits gestartet. Die E-Rechnungsschreibung ermöglicht es jedem registrierten Unternehmen, eine E-Rechnung zu erzeugen und zu versenden. Gleichzeitig werden alle registrierten Unternehmer zeitnah automatisch über alle Neuerungen und Änderungen zum Thema E-Rechnung informiert.
Als offenes Ökosystem konzipiert, ist die E-Rechnungsplattform insbesondere auch interessant für Anbieter von ERP- oder Branchen-Software und Dokumentenmanagementsystemen, die das Thema E-Rechnung mit möglichst geringem Aufwand umsetzen wollen. Sie werden über eine Anbindung die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen für ihre Kunden nach Bedarf an die Plattform auslagern können. Dabei wird diese optimal in die kollaborativen Prozesse zwischen den Steuerberatungskanzleien und ihren Mandanten eingebunden. So werden auch Nutzerinnen und Nutzer von Drittsoftware automatisch vom komfortablen Datenaustausch mit ihren steuerlichen Beratern profitieren können.
https://go.datev.de/e-rechnung
News vom: 22.03.2024
Foto: DATEV eG
