Ab sofort ist ein neues Rolling Release des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ecoDMS verfügbar. Die aktuelle Version punktet vor allem bei der Bearbeitung archivierter PDF-Dateien. So können Anwender mit dem integrierten PDF-Editor Textpassagen innerhalb eines Dokumentes in unterschiedlichen Farben markieren. Ebenso ist nunmehr das Schwärzen von Passagen in PDF-Dateien möglich sowie das Bearbeiten von Annotationen wie digitalen Stempeln.
„Mit der neuen Version von ecoDMS vereinfachen wir vor allem den Austausch von PDF-Dokumenten“, resümiert Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, und ergänzt: „Anwender können beispielsweise vor der Weitergabe Passagen mit Markierungen versehen oder schwärzen.“
Neben der Möglichkeit Textpassagen zu markieren, können auch Notizen zu den entsprechenden Passagen erfasst werden. Außerdem lassen sich die Hervorhebungen für das Erstellen von Filtern bzw. bei Suchanfragen nutzen sowie optional in Form eines Prüfberichts in einem PDF ausgeben und ebenfalls in ecoDMS archivieren. Zusätzlich können Anwender Dokumente mit Markierungen gezielt aus ecoDMS exportieren.
Oftmals beinhalten Dokumente sensible Informationen, die nicht für jedermann sichtbar sein sollen. Deshalb hat ecoDMS seinen PDF-Editor um eine Funktion zum Schwärzen erweitert. Anwender können beispielsweise persönliche Daten unkenntlich machen und so die Vorgaben der DSGVO einhalten. Als Besonderheit bleibt dabei für die interne Nutzung die Original-Version mit sämtlichen Inhalten erhalten, während die geschwärzte Dokumentenversion für die geschützte Weitergabe an Dritte in einem eigenen Tab zur Verfügung steht.
Annotationen sind Kommentare mit individuellen Texten, Bildern, Zeit- oder Benutzerinformationen. In der neuen Version von ecoDMS können diese benutzerdefinierten Annotationen, die in einer PDF-Datei hinterlegt sind, entfernt, bearbeitet oder ergänzt werden. So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen mit einem digitalen Stempel wie „Dokument geprüft am [DATUM] um [UHRZEIT] von [BENUTZERNAME]“ versehen.
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