Der Flug ist gebucht, die Koffer gepackt, die Büropflanze noch einmal gegossen - eigentlich steht dem wohlverdienten Sommerurlaub nichts mehr im Weg. Wäre da nicht die Urlaubsübergabe, sprich alle anstehenden To-Dos, laufenden Projekte und relevanten Informationen für die Kolleg*innen so aufbereiten, dass diese sie möglichst nahtlos während der Vertretungszeit übernehmen können.
Wie diese Übergabe gestaltet wird, hat einen großen Einfluss darauf, ob und wie erfolgreich die Kolleg*innen die anstehenden Aufgaben tatsächlich ausführen können. Die üblichen Formate haben alle ihre Tücken: In schriftlicher Form entsteht ein ausführliches, aber - je nach Komplexität der zu übergebenden Aufgaben - mehrseitiges Dokument, das nicht immer übersichtlich und selbsterklärend ist. Oftmals ist es entscheidend, dieses Dokument noch einmal gemeinsam mit den verantwortlichen Kolleg*innen zu besprechen.
Aber gerade zur Urlaubszeit kann es vorkommen, dass diese selbst nicht verfügbar sind und dass im Eifer des Gefechts wichtige Details offen bleiben. Handelt es sich bei diesen Details um kritische Informationen, die nicht ungeklärt bleiben können, läutet früher oder später das Diensthandy mit den Rückfragen der Mitarbeiter*:innen - egal ob daheim auf dem Balkon, auf dem Festival-Gelände oder in der Strandbar.
Jedoch gibt es ein Format, das viele dieser Nachteile ausräumt und sogar einige zusätzliche Vorteile bietet: Die Urlaubsübergabe per vorher aufgenommenem Video. Laut einer Umfrage von TechSmith bevorzugen 83 Prozent der Befragten Videos gegenüber Audio- oder Textformaten, wenn es um Anleitungen, Fakten oder andere informative Inhalte geht - und im Grunde ist eine Urlaubsübergabe nicht anderes. Das gilt insbesondere für informelle Videos, also kurze Videos, die von den Mitarbeiter*innen selbst zu verschiedenen Themen und mit relativ überschaubarem Produktionsaufwand ad-hoc erstellt werden können.
Mit entsprechenden Aufnahme- und Bearbeitungs-Tools lassen sich solche formlosen Videos selbst ohne Vorkenntnisse schnell und ohne großen technischen Aufwand erstellen. Am effektivsten funktioniert dieser Ansatz in mehreren kurzen Videos statt einem langen - und bietet zahlreiche Vorteile: Nicht nur können Videos bei Bedarf mit weiteren Hilfsmitteln wie zusätzlichen Anmerkungen, Hyperlinks, Bildern oder grafischen Elementen versehen werden, um das Gezeigte noch verständlicher zu machen. Per Bildschirmvideo lassen sich auch problemlos ganze Arbeitsabläufe aufnehmen, falls diese so komplex sein sollten, dass eine Schritt-für-Schritt-Anleitung notwendig ist.
Einmal hinterlegte Videos können von den Urlaubsvertretungen wieder und wieder angesehen werden, wann immer dies nötig sein sollte. So entfallen sowohl Last-Minute-Übergabe-Meetings am letzten Arbeitstag, für die möglicherweise nicht alle Beteiligten verfügbar sind, als auch störende Rückfragen oder Anrufe während des Urlaubs.
News vom: 28.07.2023
Foto: TechSmith
