Postbearbeitung ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebes. In der Praxis gibt es Unternehmen, die auf eine manuelle Postbearbeitung setzen sowie Firmen, die unterstützende Softwarelösungen nutzen. Die grundlegenden Aufgabenbereiche sind in der Regel gleich und bestehen aus externen Sendungen, die eingehen und intern verbracht werden müssen, internen Sendungen die intern verbracht werden müssen sowie internen Sendungen, die nach extern versandt werden sollen. Die durchzuführenden Prozesse unterscheiden sich nach Unternehmensgröße und bevorzugten Arbeitsweisen.
Die manuelle Bearbeitung von Post jeglicher Art ist der klassische Weg und wird auch heute noch von einigen Unternehmen eingesetzt. Sendungen werden dabei meistens in vorgedruckten Papierlisten oder Excel-Listen erfasst und bei Zustellung unterschrieben. Die Vorteile dieser Methode sind die geringen Anschaffungskosten, dass ältere Mitarbeiter nicht von Neuerungen überzeugt werden müssen und ein sehr einfaches System mit eher unkomplizierter Einführung.
Die manuelle Postbearbeitung bringt allerdings einige Nachteile mit sich, die vor allem bei der Nutzung von Papierlisten ins Gewicht fallen. So entsteht ein hoher Zeitaufwand für die Pflege, die große Fehleranfälligkeit führt zu Verlust und Verzögerung von Sendungen, Auswertungen und Nachweise sind im Nachhinein schwierig und zeitaufwendig. Darüber hinaus bringt die Methode ein schlechtes Image mit sich, wenn man als Unternehmen für Digitalisierung stehen will.
Demgegenüber steht die digitale Erfassung mit einem System aus Software und Hardware. Ein modernes System nutzt dabei mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder MDE-Geräte, um die Sendungen per Scan zu identifizieren und zusätzliche Informationen zu erfassen. Durch die Speicherung aller Daten in einer Datenbank lassen sich die Informationen anschließend übersichtlich darstellen und nachverfolgen. Die Nachteile einer solchen Lösung sind im Wesentlichen höhere Investitionskosten und der zeitintensivere Projektstart, da in der Regel auch die IT-Abteilung mit eingebunden werden muss.
Die einmalige Investition lohnt sich allerdings, da die Vorteile einer digitalen Lösung für die überwiegende Zahl von Unternehmen überwiegen. Es entstehen Zeitersparnis und Kostensenkung durch schnelle und fehlerfreie Prozessabläufe. Hinzu kommen schnelle Auswertung und die Möglichkeit der Sendungsverfolgung. Ergänzend ist die Automatisierung einiger Vorgänge wie zum Beispiel der Benachrichtigungen, wenn eine Sendung eingegangen ist, möglich. Auch eine Fotodokumentation, wie z.B. bei Schäden, ist realisierbar.
Mit der COSYS Postbearbeitung Software können kleine, mittlere und große Unternehmen Ihre Postbearbeitung digitalisieren. Dabei kann von der Erfahrung des xperten in diesem Sektor profitiert werden. Weitere Informationen sind über die Web-Präsenz von COSYS verfügbar. Die Demo-App zu Testzwecken steht für iOS und Android zur Verfügung. Hier kann auch eine Software-Deo angefordert werden. COSYS setzt auf Wunsch auch ein eigenes Testsystem auf und sendet Interessenten ein Gerät zu.
www.cosys.de
News vom: 15.02.2023
