Der europäische Cloud-Anbieter für Source-to-Pay Prozesse im Einkauf, Onventis, bietet neben diversen E-Invoicing-Services ab sofort auch einen Zugangspunkt zu Peppol, dem internationalen Standardnetzwerk für E-Rechnungen. Einkaufs- und Finanzabteilungen profitieren dadurch von einem erheblichen Automatisierungsschub in der Rechnungsstellung und -verarbeitung.
Rechnungen scannen, Rechnungen trennen, Rechnungsdaten mittels OCR-Software erkennen und die Rechnungsdaten manuell prüfen: Viele manuelle Prozesse bestimmen den Arbeitsalltag in der Kreditorenbuchhaltung. E-Invoicing-Services machen Finanzabteilungen effizienter, da bis auf wenige Ausnahmen alle Arten von elektronischen Rechnungen empfangen und automatisiert verarbeitet werden.
E-Invoicing steht für den vollständig elektronischen Austausch von Rechnungen. Bei elektronischen Rechnungen handelt es sich in der Regel um vom Computer auslesbare XML-Dateien, die Softwarelösungen direkt verarbeiten können. Der größte Mehrwert einer elektronischen Rechnung besteht darin, dass sie vollständige Daten garantiert. Finanzabteilungen sind somit nicht mehr von der Qualität eines Scanners, der Genauigkeit von OCR-Ergebnissen oder von der manuellen Verarbeitung durch Mitarbeiter abhängig. Damit sind die Verarbeitungskosten einer elektronischen Rechnung im Vergleich zu Rechnungen in Printform, als PDF oder E-Mail deutlich geringer.
Heiko Rumpl, Director Products und Services bei Onventis ergänzt: „Für Unternehmen jeder Größe weist die elektronische Rechnungsstellung den Weg in die Zukunft. Die Einführung von E-Invoicing verschafft Einkaufs- und Finanzteams mehr Zeit und reduziert Kosten drastisch. Das Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: Den ROI der Ausgaben zu erhöhen.“ Die elektronische Rechnungsstellung betrifft sowohl die Einkaufs- als auch die Lieferantenseite. Um den größtmöglichen Mehrwert zu generieren, sind Einkaufs- und Finanzabteilungen darauf angewiesen, dass Lieferanten eine elektronische Rechnung zur Verfügung stellen. Peppol bietet für diesen Zweck ein internationales Netzwerk, in dem angeschlossene Unternehmen elektronische Rechnungen standardisiert und sicher austauschen.
Bisher war das Peppol-Netzwerk vor dem Hintergrund der EU-weiten E-Rechnungspflicht vor allem als Lösung für den Versand von Rechnungen an staatliche Stellen (B2G) bekannt. Doch auch immer mehr private Unternehmen setzen auf den Netzwerkeffekt. Das bestätigt auch Dolf van den Boorn, Business Development Manager bei Onventis: „Das sichere und standardisierte Netzwerk von Peppol wird zum globalen Standard für E-Invoicing und andere E-Dokumente. Die Anbindung an die Onventis-Lösungen bietet Einkaufs- und Finanzabteilungen schon heute einen enormen Mehrwert und sie profitieren von einem Automatisierungsschub in der Rechnungsstellung und -verarbeitung.“ Ab sofort verschafft Onventis im Bereich Invoice-Processing Zugang zum Peppol-Netzwerk und steigert damit die Effizienz von Source-to-Pay-Prozessen. Onventis fungiert dabei als Zugangspunkt und die verwendete Technologie ist von den Regierungen in allen vier Peppol-Gebieten (EU, Australien, Singapur und Neuseeland) zertifiziert.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung liegen auf der Hand. Um das Digitalisierungspotential voll auszuschöpfen, braucht es aber integrierte E-Invoicing-Lösungen. Länder wie Deutschland, die Schweiz und Frankreich unterstützen zum Beispiel auch hybride E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD-PDF und Factur-X-PDF. Eine elektronische Rechnung in Hybridform ist eine PDF-Rechnung, in die eine XML-Datei mit Rechnungsdaten eingebettet ist. Diese hybriden E-Rechnungen werden von Peppol jedoch nicht unterstützt. Zusätzlich unterstützt Onventis das SMTP-Protokoll (E-Mail). Damit können vom Lieferanten als E-Mail-Anhang versendete E-Rechnungen erfasst werden. Mit Onventis Invoice Processing werden E-Rechnungen inklusive der Daten aus der hybriden E-Rechnung automatisch und korrekt importiert. Zu den unterstützten Formaten im E-Mail-Anhang gehören ZUGFeRD PDF, Factur-X PDF und UBL-XML E-Rechnungen.
Außerdem wurde Onventis OCR-as-a-Service, der Service zur Rechnungserkennung, um die Beleg-Art „Auftragsbestätigung“ erweitert. Damit haben Kunden im Bereich der Auftragsbestätigungen (AB) zwei Auswahloptionen: Zum einen können ABs per EDI ausgelesen und automatisiert in Onventis eingespielt werden. Zum anderen können durch die Funktionserweiterung auch per E-Mail empfangene elektronische ABs automatisiert verarbeitet werden.
www.onventis.de/e-invoicing
