23.04.2018 Die neue Datenschutzgrundverordnung verpflichtet Unternehmen mit umfangreichen Anforderungen zum sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Nach Verarbeitung - also nach Erfüllung ihres Zwecks - müssen diese Daten gelöscht werden (vgl. Art. 17 DSGVO). Verarbeitet ein Lettershop im Auftrag eines Kunden personenbezogene Daten (bedingt durch den Druck von Mailings und Transaktionsdrucken), müssen diese entweder nach Erfüllung des Auftrags oder gemäß einer schriftlich erfolgten Absprache mit dem Kunden gelöscht werden. Dies bedeutet im Nachgang einen erheblichen technischen und manuellen Aufwand für die Bereinigung vorhandener IT-Systeme. Mit dem neuen Modul "Automatisches Löschen" der Output Management Software BOPS kann dieser Vorgang automatisiert werden. BOPS dient der Steuerung und Kontrolle von Dokumentprozessen. Die bisherigen Module von BOPS reichen von der automatischen Datenübernahme und -analyse über die Aufbereitung zum Druck bis hin zur Vorbereitung für den digitalen oder postalen Versand. Mithilfe des neuen Moduls kann man sich nun auch rechtlich absichern. Nach Implementierung des Moduls wird ein Oberflächentool zur Verfügung stehen, über welches der Zeitraum der Datenspeicherung manuell bestimmt werden kann. Nach Abschluss eines Jobs werden personenbezogene Daten somit automatisch gelöscht. Durch diesen Zusatzprozess wird die Kapazität der eigenen Datenbank geschont und man setzt gleichzeitig eine unerlässliche Anforderung der neuen DSGVO um.
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www.bit-online.de
