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Studie zeigt: Unternehmen fehlt Transparenz bei Dokumentenkosten
Wie teuer ist ein Dokument? Diese einfache Frage können fast zwei Drittel der Unternehmen nicht beantworten. Was das über die digitale Reife von Dokumentprozessen aussagt, welche Herausforderungen bestehen und warum immer mehr Organisationen auf Document-as-a-Service setzen, zeigt eine neue Studie von SPS.
Jedes Dokument kostet Geld. Doch wie viel genau - das wissen die wenigsten. Laut einer aktuellen Studie der MSM Research AG im Auftrag von SPS können 63 Prozent der befragten Unternehmen ihre Erstellungskosten für Dokumente nicht beziffern. Nur 16 Prozent kennen exakte Zahlen, weitere 21 Prozent haben zumindest grobe Schätzungen. Das Problem liegt selten im Controlling. Es ist Folge einer fragmentierten Prozesslandschaft, in der Informationen verteilt, Abläufe unkoordiniert und Systeme nicht integriert sind. Versteckte Kosten - etwa durch Suchzeiten, manuelle Freigaben oder redundante Eingaben - bleiben so unerkannt.
Zwischen analog und digital
Der Mangel an Kostentransparenz ist Symptom eines tieferliegenden Problems: Informationen liegen verstreut in verschiedenen Systemen und Insellösungen. Laut Studie haben 56 Prozent der Unternehmen ihre Dokumentenprozesse bereits in vielen Bereichen digitalisiert, 44 Prozent nur teilweise oder noch nicht.
Auch in der Kommunikation herrscht ein Nebeneinander analoger und digitaler Kanäle. So versenden 97 Prozent der Unternehmen Dokumente per E-Mail, 47 Prozent nutzen Kundenportale, 29 Prozent mobile Apps. Daneben bleibt der klassische Postweg ein integraler Bestandteil. Diese Vielzahl von Kanälen kann effizient sein - wird sie jedoch dezentral gesteuert, entstehen Prozessbrüche.
Document-as-a-Service als Antwort auf hybride Prozesse
Die Studie empfiehlt, fragmentierte Abläufe auf einer zentralen Output-Management-Plattform zu bündeln, die Daten, Layout und Versandkanäle intelligent steuert und bei Bedarf externe Dienstleister einbindet. Genau hier setzt das Konzept Document-as-a-Service (DaaS) an. Statt Dokumentenmanagement intern zu betreiben, beziehen die Unternehmen diese Leistungen als Service.
Die Studie zeigt, dass der Bedarf an DaaS wächst. Besonders gefragt sind Dienstleistungen im Bereich elektronische Archivierung (42 Prozent) und digitale Freigabeprozesse (36 Prozent). Funktionen wie zentrale Dokumentenerstellung über Templates oder E-Signaturen sind für viele Unternehmen zwar relevant – werden aber bisher noch viel zu selten genutzt.
Benutzerfreundlichkeit schlägt technische Funktionen
Die Lösungen müssen leicht und intuitiv bedienbar sein. Fachabteilungen wie Marketing, Vertrieb oder Kundenservice wollen Dokumentvorlagen und Kommunikationsregeln eigenständig und agil verwalten, ohne für jede Anpassung auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Technische Funktionen wie ein zentrales Template Management, die automatisierte Dokumentenerstellung via API und die Fähigkeit zur Mandanten- und Multichannel-Ausgabe werden als wichtige technische Enabler gesehen, stehen in der Priorität jedoch hinter der Benutzerfreundlichkeit zurück.
Die Studie „Next Level Dokumentenmanagement: Document-as-a-Service“ enthält alle Ergebnisse, Branchenvergleiche und Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse modernisieren wollen. Sie ist verfügbar unter:
Foto: SPS/iStock
