Das Berliner Start-up Caya präsentiert ein Update seiner Dokumentenmanagement-Lösung Caya Document Cockpit. Im Mittelpunkt der neuen Version stehen Schnittstellen zu allen gängigen E-Mail-Anwendungen. Damit können Anwender ihren gesamten elektronischen Posteingang zentral mit Caya Document Cockpit verwalten. Dies gilt ebenso für die analoge Post, denn Caya leitet die Briefpost seiner Kunden in ein Scan-Center, um sie dort zu digitalisieren und anschließend ins Document Cockpit hochzuladen.
Die neue Version hat Caya darüber hinaus mit weiteren relevanten Schnittstellen ausgestattet. So können Anwender über die integrierten standardisierten Workflows ihre Dokumente oder die Anhänge von eingehenden E-Mails anhand definierter Regeln automatisch in eine Dropbox oder auf SFTP-Server hochladen bzw. an DATEV Unternehmen online senden.
Eine besondere Marktposition erlangt Caya über sein Angebot von Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement aus einer Hand. Diese Kombination ermöglicht es, Kunden eine Dokumentenzentrale zur Verfügung zu stellen, in der jegliche Dokumente aus nahezu jeder Quelle zusammenkommen und komfortabel verarbeitet werden können. Zu den entsprechenden Funktionen von Caya Document Cockpit gehören Standard-Workflows, um beispielsweise den Rechnungsfreigabeprozess zu beschleunigen. Darüber hinaus lassen sich Dokumente mit mehr als 100 Lösungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagementsoftware, synchronisieren. Hinzu kommen die jetzt verfügbaren Schnittstellen zu allen gängigen E-Mail-Anwendungen wie Gmail oder Outlook. Darüber hinaus lassen sich PDF-Dateien in Caya Document Cockpit mit einem Mausklick direkt hochladen. So stehen sämtliche Dokumente zentral zur Verfügung und können abteilungsübergreifend bearbeitet werden.
Mit den in der Lösung integrierten Standard-Workflows lassen sich außerdem repetitive Aufgaben automatisieren. So können beispielsweise Eingangsrechnungen direkt an DATEV Unternehmen online geschickt oder Anhänge aus E-Mails abhängig von enthaltenen Stichwörtern oder vom Sender- bzw. Empfängernamen in definierten Ordnern abgelegt werden. Sämtliche Dokumente werden mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und in Abhängigkeit von ihrem Typ beispielsweise als Angebot oder Vertrag automatisch gekennzeichnet (Tagging) und ebenfalls regelbasiert organisiert.
„Mit der effizienten Kombination von Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement inklusive dem Import aus anderen Applikationen, wie etwa E-Mail-Lösungen, versetzen wir Unternehmen in die Lage, alle ihre Dokumente digital und an einem Ort zu empfangen. Dort können sie die Dokumente dann verwalten und bearbeiten, Arbeitsabläufe automatisieren und eine reibungslose Zusammenarbeit organisieren“, fasst Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer der Caya GmbH, zusammen.
www.caya.com
News vom: 04.04.2023
