15.12.2014 In den kürzlich veröffentlichten neuen Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen elektronischen Führung und Aufbewahrung von Dokumenten (GoBD) wird erlaubt, dass steuerrelevante Unterlagen in ein PDF-Format konvertiert werden dürfen, sofern die maschinelle Lesbarkeit erhalten bleibt.
Das gilt auch für E-Mails, deren Inhalt ein Handels- oder Geschäftsbrief ist. Die Rückwandlung von PDF/A-3-Dateien in ein Bildformat ist nicht zulässig. Darüber hinaus findet der auf PDF/A-3 basierende ZUGFeRD-Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch Anwendung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten ab dem 1. Januar 2015 und ersetzen die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). In den neuen Grundsätzen sind die zu nutzenden Aufbewahrungsformate eindeutig benannt und das Erhalten der Maschinenlesbarkeit wird betont. Vorgeschrieben ist, dass sowohl das Ursprungsformat als auch das Konvertierformat des Dokuments aufzubewahren sind. Die PDF Association empfiehlt die Nutzung von PDF/A-3, weil so beide Varianten in einer Datei als hybride Archivierung zusammenhängend aufbewahrt werden können. Geschäftsführer Thomas Zellmann: „Mit den GoBD haben Unternehmen jetzt klare rechtliche Handlungsvorgaben, in welchem Format steuerrelevante Unterlagen aufzubewahren sind. Dabei freut uns natürlich, dass das PDF-Format explizit zum Tragen kommt.“
Weitere Informationen:
www.pdfa.org
