Ab 2025 steigen die Portopreise in Deutschland auf 95 Cent pro Standardbrief. Für Unternehmen, die regelmäßig sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Geschäftspost versenden, bedeutet dies eine deutliche Kostensteigerung von 11,76 Prozent. Laut bitkom streben bereits 90 Prozent der deutschen Unternehmen an, ihre Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Doch welche Alternativen gibt es für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten? Die Umstellung auf E-Mail ist dabei keine Option, da Sicherheits- und Datenschutzanforderungen nicht erfüllt werden. Ein ungewollter Fehler in der Empfängeradresse kann dazu führen, dass unverschlüsselte Gehaltsabrechnungen an unbefugte Dritte gesandt werden können und somit die sensiblen Mitarbeiterdaten gefährdet sind.
Es gibt generell keine rechtliche Grundlage, die Unternehmen vorschreibt, Personaldokumente nur in Papierform zu versenden. Gemäß der Gewerbeordnung (GewO) schreibt das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber den Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausstellen muss. Im Gesetzestext steht wortwörtlich: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (§ 108 GewO). Neben HR-Dokumenten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung können seit dem neuen Jahr 2025 zudem Vertragsbedingungen in digitaler Form übermittelt werden. Das regelt das Nachweisgesetz (NachwG), welches im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV geändert wurde. Damit macht auch der Gesetzgeber den Weg in die HR-Digitalisierung weiter frei.
Eine Möglichkeit für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten stellt die digitale Postzustellung per postbox dar. Mit der postbox stellen Sie HR-Dokumente künftig digital und sicher in Postfächer Ihrer Mitarbeiter zu - einfach per Klick aus der genutzten HR-Software. Sie profitieren von einer direkten Anbindung an Ihr genutztes Lohnabrechnungs- und HR-Programm und müssen dementsprechend keine Anpassung in Ihrem führenden System durchführen.
Eine verbreitete Lösung für die digitale Bereitstellung von HR-Dokumenten und Informationen sind derzeit Portallösungen. Diese bieten einen zentralen, passwortgeschützten Zugang, über den Mitarbeiter Dokumente einsehen und herunterladen können.
Vorteile von Portallösungen:
• Hohe Sicherheit: Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, Zugangsrechte regeln den Zugriff, wodurch Datenschutzstandards wie die DSGVO eingehalten werden.
• Kostenersparnis: Im Vergleich zum Versand per Post entfallen Druck-, Papier- und Portokosten.
• Zentrale Organisation: Dokumente können an einem Ort gesammelt, archiviert und jederzeit abgerufen werden.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und Transportwege schonen die Umwelt.
Schwachstellen von Portallösungen:
So effizient Portallösungen auch sind, sie haben Schwächen, welche die sichere digitale Kommunikation in manchen Branchen erschweren:
• Digitale Arbeitsplätze nicht flächendeckend verfügbar: In Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie haben viele Mitarbeiter keinen regelmäßigen Zugang zu einem Computer oder einem digitalen Arbeitsplatz. Ein Login in ein Mitarbeiterportal ist für sie unpraktisch oder unmöglich.
• Portallösungen häufig nur über interne Zugänge auf Unternehmenshardware geregelt, was den flexiblen Zugang bspw. mobil über das eigene Handy erschwert.
Diese Schwächen erfordern zusätzliche Alternativen, die flexibler aufgestellt sind und die Vorteile der Digitalisierung mit einem einfachen Zugang kombinieren.
Nicht nur für Unternehmen, die Mitarbeiterportale nicht flächendeckend für alle Mitarbeiter einsetzen können, bietet die postbox eine ideale Lösung für die sichere digitale Zustellung von HR-Dokumenten. Die postbox ermöglicht eine verschlüsselte Zustellung in ein digitales Postfach abseits der E-Mail, DSGVO konform und im Gegensatz zu Portallösungen sicher mit Zustellnachweis, der bspw. für Arbeitsverträge notwendig ist. Die digitale Zustellung von HR-Dokumenten erfolgt auf eine Weise, die weniger abhängig von der Infrastruktur des Empfängers ist. Die postbox ist ein persönlicher, digitaler und geschützter Briefkasten für ihre Empfänger.
Vorteile der Postbox:
• Einfache Bedienung: Mitarbeiter erhalten ihre Dokumente direkt in einem sicheren, DSGVO-konformen digitalen Postfach. Der Zugriff ist über Web und Smartphone möglich, ohne dass ein komplexes Portal eingerichtet werden muss.
• Kostenersparnis: die postbox ist deutlich günstiger als der physische Versand. Je nach Anzahl der Dokumente belaufen sich die Kosten pro Mitarbeiter zwischen 6 und 9 € im Jahr.
• Flexibilität: Die postbox ist ideal für Mitarbeiter, die keine regelmäßige Verbindung zu einem digitalen Arbeitsplatz haben.
• Hohe Sicherheitsstandards: Verschlüsselte Zustellung, sicher & DSGVO-konform
• Nachhaltigkeit: Digitale Zustellung schont Papier- und Transportressourcen
News vom: 09.01.2025
Foto: DPS Business Solutions GmbH
