04.02.2019 Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam und betreut mit ca. 200 Mitarbeitern seit 2005 den städtischen Immobilienbestand.
Bis 2012 arbeitete der KIS mit diversen Insellösungen für das Rechnungswesen, das Controlling, den Bauunterhalt, das Auftragswesen und die Betriebskostenabrechnung. Die vorhandenen Einzellösungen wurden den Anforderungen des KIS nicht mehr gerecht, sodass sich der Eigenbetrieb Ende des Jahres 2012 für die Ausschreibung eines Softwarepaketes für das kommunale Facility Management entschied. KIS entschied sich im März 2013 für die Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus N+P Informationssysteme GmbH (N+P) aus Meerane. Das Unternehmen setzte sich mit einer durchgängigen IT-Lösung durch, welche auf drei eigenständigen Softwarelösungen aufbaut und damit den Anforderungen gerecht wird. Zu diesen Lösungen zählen SPARTACUS Facility Management - die CAFM-Software aus dem Hause N+P, das Diamant Rechnungswesen + Controlling der Firma Diamant Software GmbH & Co. KG und VIS-Suite - Lösung für das Dokumentenmanagement der PDV GmbH. Die N+P agiert im Rahmen dieses Projektes als Hauptauftragnehmer und stellt das Zusammenspiel aller Softwarekomponenten über geeignete Integrationsbausteine gemeinsam mit Mitarbeitern der Diamant Software GmbH & Co. KG und der PDV GmbH sicher. Die größten Vorteile der komplexen IT-Lösung zeigen sich bei der Auftrags- und Rechnungsabwicklung. Das Zusammenspiel von SPARTACUS, Diamant und VIS-Suite gewährleistet eine effiziente Auftragsabwicklung inklusive einer reibungslosen, papierlosen Rechnungsfreigabe. Die enge Verzahnung der Softwarebausteine unterstützt schnellere, interne Durchlaufzeiten und stellt somit sicher, dass Skontofristen eingehalten werden können. Außerdem ist der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar. Durch die strukturierte, vollständige und revisionssichere Ablage der Vertrags- und Auftragsdokumente gehen zudem keine Informationen verloren. In den vergangenen fünf Jahren hat der KIS bereits viele interne Prozesse neu strukturiert und effizient ausgerichtet. Auch in Zukunft möchte der Eigenbetrieb weitere Prozesse und Abläufe optimieren. Die N+P Informationssysteme GmbH steht dafür weiterhin als Partner zur Verfügung und zeigt Ansätze für die Digitalisierung von Prozessen auf.
Weitere Informationen:
http://www.nupis.de
