15.10.2018 Besprechungen und Konferenzen gehören zum Unternehmensalltag; sie sind sinnvolle und wichtige Termine für Abstimmungen und ergebnisorientierte Entscheidungen.
Nur leider sind sie in der Regel für alle Teilnehmer auch wahre Zeit-, Kosten- und Nervenfresser. Gleichzeitig muss dafür gesorgt sein, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Wissensstand und mit entsprechenden Unterlagen versorgt sind. Dazu werden häufig vorab wahre Informationspakete per E-Mail oder postalisch an die Teilnehmer verschickt, damit sie sich einarbeiten und vorbereiten können. Eine sichere und transparente Lösung, die Papierwust vermeidet, ist das von BCT Deutschland entwickelte Sitzungsmanagement-Tool "Online Meeting", mit dem man Informationen terminabhängig vorbereiten, verteilen und nachbereiten kann. Als unabhängige Komponente kann es über Open APIs in eine ECM-Plattform integriert oder als separates System genutzt werden. Mit ihm können Betriebsrat, Geschäftsführung und Co. sowohl reale also auch virtuelle Besprechungen jederzeit strukturiert abhalten. Teilnehmen können ausschließlich autorisierte Nutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten, sodass Online Meeting eine sichere Arbeitsumgebung bietet. Die für die Besprechung relevanten Informationen können digital mit der allgemeinen Agenda oder mit konkreten Tagesordnungspunkten verknüpft werden. Dazu zählen Dokumente, Bilder und Grafiken. Vorab kann außerdem eine kurze Zusammenfassung des jeweiligen Meetings und der einzelnen Themen formuliert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Und während der Sitzung kann die Software für die digitale Protokollerstellung genutzt werden. Ein Papierarchiv wird überflüssig. Die Funktion "Themenspezifische Sortierung" dient der nachhaltigen Dokumentation und Weiterverfolgung von Beschlüssen und Wegen der Entscheidungsfindung. Sämtliche Meilensteine, inklusive Datum und Zusammenfassung, werden in Form einer Timeline angeboten. Die Teilnehmer können sowohl auf die Agenda - inklusive Notizen, Dokumente etc. - zugreifen als auch nachvollziehen, wie sich Besprechungen und deren Ergebnisse, etwa zu einem neuen Produkt, langfristig entwickelt haben.
Weitere Informationen:
www.bctsoftware.com
