Mehr denn je steht die digitale Transformation von Prozessen auf der Agenda von Unternehmen: Unabhängig von Größe oder Branche lassen sich darüber enorme Effizienzgewinne erzielen. Dabei vollzieht sich der Umstieg von analogen in digitale Welten selten von heute auf morgen, sondern vielmehr als laufender Prozess. Hier kann das Einrichten einer digitalen Poststelle ein richtungsweisender Schritt sein, der die betriebliche Effizienz erhöht und zugleich die Folgeprozesse nachhaltiger macht.
So lässt sich die dort eingescannte, in Formate wie PDF, TIF oder JPG überführte und optional auch indexierte Eingangspost papierlos weiterleiten, statt sie mehrfach auszudrucken und in Umlaufmappen als Kopien zur Bearbeitung weiterzuleiten. Das wiederum hat den großen Vorteil, teures Papier zu sparen, bei dessen Herstellung beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht werden.
„Die digitale Poststelle ermöglicht ortsübergreifend verteiltes Arbeiten mit schlanken Workflows und ohne Liegezeiten. So können etwa über automatisierte und parallele Prozesse die Eingangsrechnungen von Einkauf und Wareneingang geprüft werden, in der Abteilungsleitung freigegeben und von der Buchhaltung bezahlt, kontiert und abgelegt“, erklärt Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group GmbH. „Erst einmal in der digitalen Poststelle vereinnahmt, muss nachgelagert kein einziges Blatt Papier mehr ausgedruckt oder in die Hand genommen werden. Insofern bildet sie buchstäblich das Eingangstor für digitale Welten mit Potenzial für weitere Mehrwerte und fördert gleichzeitig die betriebliche Nachhaltigkeit.“ Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht - wahlweise im eigenen Unternehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht der Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.
Zur ganzheitlichen Vorgehensweise gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgelagerte Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen - inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.
News vom: 02.12.2024
Bildunterschrift: Professionelles Equipment und erfahrene Mitarbeiter - Impression aus der (externen) digitalen Poststelle der Gehring Group.
Foto: Gehring Group
